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La lettre de mon notaire

Ce mois-ci :

Etablir un mandat de protection future

Etablir un mandat de protection future
Le mandat de protection future a été créé en 2007. Malgré son intérêt, il reste trop peu souvent utilisé. ...

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CODE DE DEONTOLOGIE NOTARIALE POUR L'UTILISATION D'INTERNET


Internet s'impose comme un outil de communication de plus en plus indispensable dans la vie professionnelle et le besoin de préciser les modalités de son utilisation se fait sentir au sein du notariat.Dans cette démarche, deux considérations sont à concilier:

  1. Internet est un réseau numérique, mondial (il ne connaît pas de frontières) et autonome (aucun Etat, ni aucun opérateur ne le maîtrise). Il permet à ses utilisateurs de communiquer entre eux pour rechercher des informations, échanger des idées et des documents, proposer des services, le tout de manière aisée, rapide et à un coût abordable.
    Il paraît difficile d'interdire aux notaires l'usage de ce nouvel outil de communication et d'information.
    La liberté de communication et d'expression reconnue au citoyen comme au professionnel s'y opposerait d'ailleurs ( article 11 de la Déclaration des Droits de l'Homme et du Citoyen et article 10 de la Convention Européenne de la Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales).

  2. Le notaire est un professionnel libéral d'un type particulier. Il est d'abord un officier public chargé d'une mission de service public, celle de l'authentification des contrats; et à ce titre, il est détenteur de prérogatives de puissance publique et astreint à des règles statutaires et déontologiques strictes. Ces règles ont pour objet d'une part de maintenir l'unité et la cohésion de la profession dont les membres liés à la fois par une éthique forte et par une solidarité financière.
    D'une manière générale, les textes interdisent au notaire toute activité commerciale (article 13 du décret du 19décembre 1945) et tout ce qui pourrait l'apparenter à un commerçant. Sont tout spécialement prohibés le démarchage (article 66/4 de la loi du 31 décembre 1990, article 10 du décret du 26 novembre 1971, article 11 du Réglement National) et la publicité personnelle (article 13 du Règlement National).

On ne peut faire pour Internet une exception aux règles de la profession, et son usage ne doit pas remettre en cause la réglementation notariale. Il a paru néanmoins utile de préciser les conditions dans lesquelles les notaires pouvaient se servir d'Internet d'un triple point de vue:
  • quant à la création d'un site,
  • quant à sa gestion,
  • et quant au libre accès des clients.


1. LA CREATION D'UN SITE INTERNET:


  • La création par le notaire d'un sous-site à l'interieur du site instutionnel de sa chambre ou de son conseil régional est recommandée. Il suffit que ces sites contiennent une page consacrée à chaque office notarial et indiquant le nom et les coordonnées de cet office ainsi que son adresse électronique. Cette page pourrait préciser également les spécialisations éventuelles (reconnues par un certificat de spécialisation), l'affiliation à un réseau notarial ainsi que les langues étrangères pratiquées dans l'office. La reproduction des photographies des titulaires est possible.

  • La création par un notaire d'un site Internet à son nom est autorisée aux conditions suivantes:

  • Le notaire qui desire ouvrir un site personnel sur Internet doit au préalable informer la chambre de son intention. La chambre lui remet le code de conduite.
  • L'ouverture du site doit être déclarée à la chambre avant qu'il soit rendu accessible au public. Doivent être communiqués les références du centre d'hébergement ainsi que les modalités d'accès au site.
  • L'ouverture du site doit s'inscrire dans le nom de domaine "notaires.fr" qui est réservé exclusivement au notariat français.
  • La dénomination du site doit respecter le plan de nommage adopté par le conseil supérieur du notariat (circulaire n° 1520 du 2 septembre 1997).

L'URL (adresse électronique) du site sera composé ainsi:
[ nom du ou des notaires suivi de l'initiale du prenom].[nom du département].(notaires.fr)

Une certaine liberté est laissée dans l'identification des offices notariaux: en particulier, en présence de plusieurs notaires associés, la désignation de l'office par le nom d'un seul ou de certain d'entre d'eux seulement acceptée. Toutefois, les abréviations sont proscrites et la première lettre du prénom figurera obligatoirement après le nom.

  • Le notaire peut communiquer l'adresse de son site et la faire apparaître sur les documents professionnels.

  • La page de présentation qui contient les informations identifiant l'office notarial est soumise à l'agrément de la chambre départementale. Les renseignements communiqués sont ceux que l'ont peut trouver sur les papiers à en-tête de l'office.
    Cette page pourrait préciser en outre les spécialisations éventuelles du ou des notaires (reconnues par les certificats de spécialisation), l'affiliation à un réseau notarial ainsi que des langues étrangères pratiquées dans l'office. La reproduction des photographies des titulaires possibles.

  • Le référencement dans les outils de recherche Internet:

  • Le référencement volontaire dans les outils de recherche Internet est interdit.


2. LA GESTION DU SITE


Elle doit respecter les règles de déontologie, notamment le secret professionnel et l'interdiction de la publicité et le démarchage.
La publicité et le démarchage consistent à adresser des informations à des tiers qui ne sollicitent pas. Toute diffusion systématique de page de présentation de l'office, de bulletin d'informations, de note ou de circulaire sur des problèmes spécifiques est proscrite.
Aucun membre de la profession n'est autorisé à envoyer des messages électroniques non sollictés à des clients potentiels par Internet, que ce soit directement ou par personne interposée (organismes professionnels, structures diverses, collaborateurs, amis).

  • La consultation en ligne:

Le notaire n'a pas à répondre aux questions d'ordre juridique ou professionnel que ses correspondants internautes peuvent venir poser sur son site:

  • Ces correspondants sont souvent anonymes et leur identité et leur qualité ne sont pas vérifiables, alors que le conseil notarial est fondé sur une relation personnalisée.
  • En engageant le dialogue avec ces correspondants, le notaire se livre à une prestation de services et il devient difficile de démêler qui, du notaire ou du prospect, sollicite l'autre.
    L'offre de services et la sollicitation ne peuvent être admises sur Internet alors qu'elles sont interdites sur les autres supports.
  • Enfin, s'agissant de réponses écrites, toute erreur dans le conseil va être source de responsabilité notariale.
    Les notaires ne peuvent, en conséquence, offrir des services de conseil en ligne.

  • Les informations d'ordre professionnel:

Elles sont réservées aux organismes statutaires. L'article 5 de l'arreté du 27 mai 1982 formant annexe au Réglement National dispose: " Seuls les organismes professionnels, statutaires ou non, sur le plan national, régional ou départemental, peuvent faire, par tous moyens à leur convenance une publicité informative générale sur le notariat, les services qu'il peut offrir et les moyens dont il dispose pour répondre aux besoins de la clientèle."
Pour tout ce qui concerne le rôle du notaire, sa fonction, ses missions, ses attributions ainsi que sa rémunération, le site personnel du notaire devra renvoyer aux sites institutionnels par des liens hypertextes.

  • Les informations d'ordre juridique ou fiscal:

La présentation des informations d'ordre juridique et fiscal sur un site personnel oblige le notaire à assurer également leur mise à jour. En effet, en cas d'information périmée ou erronnée, sa responsabilité pourrait être recherchée.
Le rôle de vulgarisation juridique relève davantage de la profession dans son ensemble et doit être assumé par les sites institutionnels. Il est en conséquence recommandé au notaire de faire paraître sur son site personnel les articles préparés par les organismes statutaires (chambres départementales, instituts ou encore revue "conseils"), ou de renvoyer par des liens hypertextes aux matières traitées par les sites institutionnels.

  • Les annonces immobilières:

Les notaires sont autorisés à pratiquer la négociation de biens à vendre et à louer pourvu que ce soit à titre accessoire et en vue de a réalisation d'un contrat (article 1er arrêté du 27 mai 1982 fixant les règles relatives à la négociation).
L'article 27 du Réglement National précise qu'ils peuvent utiliser "à cet effet, tout support publicitaire".
Le site Internet peut donc servir de support aux annonces immobilières notariales, toutes les autres conditions de la réglementation devant être respectées par ailleurs.
Il est recommandé d'effectuer cette publicité par l'intermédiaire d'un groupement de négociation ou des organismes professionnels. L'article 4 de l'arreté du 27 mai 1982 dispose en effet: "Les notaires ont la faculté de se grouper pour mettre en commum divers moyens dans le but d'assurer à la clientèle le meilleur service en matière de négociation.
Ils peuvent, notamment, centraliser dans un fichier commun destiné à leur information et à celle de leurs clients, les offres de vente ou de location pour lesquelles ils ont reçu mandat de rechercher un acquéreur ou un locataire."

Les notaires sont autorisés à mentionner sur leurs annonces immobilières l'adresse électronique de leur site à la suite de leur adresse et de leur numéro de téléphone, mais il est bien entendu que leurs affiches et annonces ne peuvent contenir des formules du genre "consultez le site immobilier de Me X.www.....;" l'article 27 du Réglement National interdisant les annonces générales.

  • Les liens hypertextes

La création d'un lien hypertexte à partir du site notaire est autorisée vers un site institutionnel du notariat et vers un site juridique ou à vocation d'enseignement.
Est prohibée la création de liens hypertextes renvoyant vers la clientèle de l'office, vers un autre professionnel ou vers un tiers. Est particulièrement prohibé tout lien hypertexte destiné à une action de publicité ou de démarchage en faveur d'un tiers, quel que soit le libellé de ce type de rubrique.

  • Contrôle:

Il appartient aux chambres départementales en vertu de leur responsabilité en matière disciplinaire de contrôler le contenu des ouverts par les notaires de leur ressort.
Les sites doivent contenir un renvoi au présent code.


3. L'ACCES PERSONNALISE AU SITE D'UN NOTAIRE (EXTRANOTAIRES):


Le site personnel peut servir d'espace de dialogue et de travail entre le notaire et son client et le notaire est autorisé à proposer à ses clients des échanges électroniques par l'intermédiaire d'un site extranet sécurisé.

L'extranotaires n'est pas une offre de services aveugle au public, puisque le notaire correspondant est déjà client de l'office, qu'il est identifié et dispose d'une clé d'accès, en effet, l'accès à ce site n'est possible qu'après insertion d'un mot de passe communiqué par le notaire aux seuls clients de son office et spécifique à chacun d'eux.

Une trace de chaque connexion doit être conservée:
  • d'une part, pour permettre d'éventuels contrôles lors des inspections,
  • d'autre part, pour faciliter la mise en place éventuelle par l'office de services de consultation payants à la connexion.

4. ACCES AU FCDDV (intranet):


Il est rappelé que les notaires ne peuvent interroger le Fichier Central des dispositions de Dernières Volontés que s'ils sont en possession d'un extrait original de l'acte de décès du défunt, à peine de sanctions disciplinaires.